Spesenverwaltungssystem | Mitarbeiterspesenabrechnungen & Erstattungen

Spesenabrechnungen

Mitarbeiter können Anträge für alle aus eigener Tasche getätigten Ausgaben im Namen des Unternehmens einreichen. Das System erfasst und heftet Belege direkt an jede Abrechnung für vollständige Transparenz an.

Genehmigung gesamter Abrechnungen oder partielle Bewilligung einzelner Posten
Getrennte Steuerverwaltung für jeden Einzelposten
Unterstützung von Erstattungen für Geschäftskosten, Mitarbeitervorteile, medizinische Zulagen
Benutzerdefinierte Spesenkategorien entsprechend Unternehmensrichtlinien
Bequeme Einreichung und Verfolgung von Anträgen, auch unterwegs

Mehrstufige Genehmigungsworkflows

Entwickeln Sie Genehmigungsabläufe über Abteilungen hinweg, um sicherzustellen, dass jede Abrechnung von den richtigen Personen geprüft wird. Fügen Sie bedingte Regeln hinzu, um Workflows für verschiedene Szenarien anzupassen.

Flexibler Drag-and-Drop-Builder für Workflow-Erstellung
Schnelle Erstellung und Anpassung von Workflows für jeden Formulartyp
Bedingte Regeln für verschiedene Genehmigungsszenarien
Abteilungsspezifische Genehmigungsprozesse

Mitarbeitervorschüsse

Mitarbeiter können Vorschüsse für bevorstehende Geschäftsreisen oder Gehaltsbedürfnisse beantragen. Vorschüsse können über die Lohnabrechnung oder separate Zahlungseinträge ausgezahlt werden.

Mühelose Verfolgung ungenutzter Vorschussanteile
Echtzeit-Statusindikatoren für Anfragen, Zahlungen und Salden
Mehrere Auszahlungsoptionen über Lohnabrechnung oder Direktzahlungen
Automatisierte Verfolgung und Rückgabeprozesse für ungenutzte Beträge

Vorschussabrechnung

Angefallene Ausgaben können direkt von Mitarbeitern oder aus zuvor ausgegebenen Vorschüssen gedeckt werden. Das System teilt automatisch nicht beanspruchte Salden aus mehreren Vorschüssen gegen Ausgaben zu.

Automatische Zuteilung nicht beanspruchter Vorschussalden
Beseitigt die Notwendigkeit manueller Abstimmung
Behandlung mehrerer Vorschüsse gegen einzelne Spesenabrechnungen
Echtzeit-Saldenverfolgung und Abrechnungsverarbeitung

Buchhaltungsintegration

Jede HR- oder Lohntransaktion wird mit dem entsprechenden Buchhaltungseintrag erfasst. Weisen Sie Dimensionen wie Projekte, Abteilungen oder Kostenstellen zu Spesenabrechnungen für präzise Kostenverfolgung zu.

Behandlung von Teilzahlungen für Abrechnungen und Vorschüsse
Überwachung von Mitarbeiterverbindlichkeiten und -forderungen
Gewährleistung genauer und an Finanzstrukturen ausgerichteter Berichterstattung
Umfassende Dimensionsverfolgung für detaillierte Kostenanalyse

Spesen-Analytik

Generieren Sie Echtzeit-Berichte über unbezahlte Abrechnungen, Vorschussalden und detaillierte Buchhaltungsjournal-Berichte. Halten Sie finanzielle Erkenntnisse klar, zeitnah und umsetzbar.

Echtzeit-Berichterstattung über unbezahlte Abrechnungen und ausstehende Salden
Detaillierte Buchhaltungsjournal-Berichte für umfassende Finanzverfolgung
Klare, zeitnahe und umsetzbare finanzielle Erkenntnisse
Anpassbare Berichte für verschiedene Stakeholder-Bedürfnisse